采购业务“你问我答”

 

 

 

 

尊敬的“采购人”：

为更好的提高招标采购工作质量，为全校新老“采购人”提供业务指导，国有资产管理处招标采购办联合全校各相关职能部门，就采购业务全流程常见、疑难问题做出规范性解答。欢迎各位“采购人”有疑即问，我们会有问必答，并在此及时更新内容，共同营造一个良好的采购氛围。

 

 

 

 

采购业务“你问我答”

（每周加更 敬请关注）

一、采购申报相关提问

（一）采购申报

1.问：什么样的业务需要申请政府采购审批？什么样的不需要？

答：经与财务处业务沟通一致意见：不属于集中采购、分散采购目录的采购项目（货物、服务），按学校内控制度执行审批。2万元以下非目录内无需履行政府采购审批程序，部门自行决定采购方式。严禁化整为零，规避学校内控程序的行为。

例：老师提问部门零星百叶窗帘采购的问题，根据部门年度同类采购总额，如达到2万元以上，建议履行政采审批程序，一次性采购；如年度预算未达限额，可部门自行采购。建议使用公务卡或对公转账。

2.问：政采目录内都有什么内容？

答：省财政发布的2025年最新版集采目录通知https://zcglc.hrbfu.edu.cn/info/1021/1551.htm 目录内项目必须履行政府采购审批程序，不受金额限制。

政府采购品目分类目录(更新至2022年）https://zcglc.hrbfu.edu.cn/info/1021/1576.htm

因财政每年会更新目录，最终目录类型解释以采购系统查询结果为准，如有老师需要咨询具体采购内容品目的，可以随时在“采购人”群里提问。

3.问：如何操作政府采购审批？

答：需要提交采购审批的业务可参考《政府采购工作流程图》，通过学校办公自动化进行申请。
https://zcglc.hrbfu.edu.cn/info/1007/1565.htm

4.问：“政府采购申报表”填写有什么要求吗？

答：“政府采购申报表 ” * 号项是必须填写的内容，但“拟采购的货物或服务明细”一栏参数复杂时，对应栏目可简单概述，通过下方“附件”上传采购参数（不得因上传附件而“拟采购的货物或服务明细”处为空白）。采购办在执行采购工作时，会联系“采购人”进一步明确参数的内容，最终以“采购人”提交的加盖部门公章的采购文件为准。

5.问：采购方式怎么确定？

答：项目预算大于等于60万元一般履行省级及以上采购程序；项目预算在5万元至60万元之间，一般履行委托代理机构采购程序；项目预算小于5万元一般履行校内采购程序。

校内采购程序按采购标的分为货物类和服务工程类。货物类一般履行电子卖场、框架协议（计算机类）采购，小额零星参数无法描述清楚的货物或市场保有量低的特殊货物采取部门询价采购；服务工程类一般履行服务工程超市、框架协议（车辆保险）采购，小额零星服务或紧急救险等特殊事项采取部门询价采购。

最终采购方式由资产处根据采购标的、采购金额、采购需求等综合考量后确定。

6.问：什么样的项目需要项目论证？项目论证需要提交什么材料？

答：单一来源项目（不受金额制约）或一般项目（项目预算≥20万元）需要在采购申请前申请项目论证。按不同论证内容填制模版（见附件），申请提报至计划科李老师，等待组织安排具体时间。

《哈尔滨金融学院政府采购项目论证管理办法（试行）》

http://my.hrbfu.edu.cn/detach.portal?.pmn=view&action=bulletinBrowser&.ia=false&.pen=pe469&bulletinId=ff376f37-b64e-11ec-af86-39b2c01525c7

7.问：涉及信息化采购（信息类或信息货物混包）时采购申报需要注意什么？

答：“采购人”对涉及信息化采购项目内容不充分了解时，需在参数整理、项目论证时对采购内容是否符合软、硬件进行认定，即明确采购内容是硬件、软件还是服务，并在采购申请时注明该条采购内容的性质，以方便在未来采购、预算、验收、入固、付款等环节明晰采购事项。

（二）货物类申报

1.问：想买设备类货物，需要怎么采购？

答：设备类货物因品牌型号较为统一的属性，一般建议部门采用电子卖场反拍程序，即“拿着商品找卖家”。

（1）一般设备类货物“采购人”可登录电子卖场 https://hljcg.hlj.gov.cn/mall-view/ 输入品牌、型号搜索相关设备。

（2）计算机类货物（台式机、便携机、一体机）“采购人”需登录框架协议黑龙江省政府采购管理平台 (hlj.gov.cn)输入品牌、型号搜索相关设备。

2.问：想买非设备类货物需要怎么采购？

答：“采购人”可以通过电子卖场平台找到全部参数（全部参数指技术要求、商务要求）符合需求的商品时，可以提供商品链接，履行反拍采购，即“拿着商品找卖家”；“采购人”无法通过电子卖场平台找到完全符合需求的商品，但可以提供所需商品的详细参数时，履行电子卖场比价采购，即“拿着参数找卖家”，比价采购时商品的品牌、型号只能作为参考项，不得作为必要项；经部门前期调研在市面罕见、供货渠道单一的其他特殊货物，需在采购审批环节对市场调研情况表述清楚并随审批提交相关调研结果，使领导在给出采购方式意见时可以准确做出判断。

二、采购需求参数填报相关提问

（一）参数编制

1.问：“采购人”在什么时间节点提供详细采购参数为宜？

答：政府采购审批流程结束后，招标采购办会根据各级审批意见联系“采购人”进入采购文件编制流程。

电子卖场、服务工程超市、省采购中心采购三种方式，由采购办联系“采购人”填制对应采购模版提供参数；采购办编制最终采购文件，提交“采购人”确认参数；经部门确认无误后的采购参数打印纸质版加盖部门公章（首页+骑缝）原件返回采购办备案；采购办开始履行采购程序。

代理公司代理采购的项目，由代理公司项目经理联系“采购人”提交采购参数，项目经理编制最终采购文件；项目经理提交采购文给“采购人”、招标采购办确认参数（“采购人”主要核对技术参数、商务要求；采购办主要核对采购文件文字表述、商务要求是否存在未尽事宜）；采购办将采购文件发送“采购人”，经部门确认无误后的采购参数打印纸质版加盖部门公章（首页+骑缝）原件返回采购办备案；代理公司开始履行采购程序。

2.问：采购需求具体指什么？

答：采购需求是指“采购人”为实现项目目标，拟采购的标的及其需要满足的技术、商务条件。采购标的的数量、预算；技术要求指标的所具备的功能和质量；商务要求指时间、地点、财务、服务等。

采购文件编制前需要经过市场调研，对拟采购标的市场保有量、价格、售后等方面进行考察，科学的编制采购需求。

3.问：采购文件编制中“采购人”对供应商“特殊资质要求”应该怎样提？

答：货物采购项目中，“采购人”可要求投标人资质为“供应商”“制造商”“代理商”“租赁商”等；服务采购项目中，“采购人”可要求投标人资质为“服务商”“代理服务商“等。

对供应商的“职业证书”“行业证书”“经营范围”“企业成绩”等也可做相应要求，但是需要在采购文件中明确这些特殊资质的具体名称，明确评审事项。

（二）履约事项

1.问：在采购参数草拟时使用部门未提及履约保证金（质保金）事项，在合同签订时临时增加该项可以吗？

答：如在采购参数中未要求乙方缴纳履约保证金，双方应协商事宜，甲方不得在合同签订时强制要求乙方缴纳，也不得因乙方不同意缴纳履约保证金不与乙方按规定签订合同或单方取消成交结果。因此产生的争议由使用部门自行解决。

2.问：履约保证金在采购项目中的作用是什么？

答：履约保证金只适用于货物类和服务类采购项目。

在货物类采购项目中，建议收取履约保证金的项目一般是因为货源紧俏、供货时间紧急、货物质量保证、货物价格较高且售后质保服务时间较长等原因，用于防范供货及售后服务履约过程存在的风险。

在服务类采购项目中，建议收取履约保证金的项目一般是因为服务周期长、需要考察服务成效、服务响应速度要求较快、服务质量要求较高等情况，用于防范提供服务过程中不能达到履约标准而存在的风险。

3.问：项目采购文件中要求收取了履约保证金或质保金，还需要明确相关的内容有什么？

答：采购需求里要求了收取保证金的项目，那么还需要提出保证金支付时间、支付金额、保障细则、保证金扣除的原则、扣除标准、退回要求、退回的时间及不予退还的情况给出明确表述，相关表述将作为合同条款在履约责任中体现。

三、采购合同内容相关提问

（一）合同签订

1.问：提问采购要求中约定了乙方需缴纳履约保证金内容，合同条款中退回履约保证金为什么时间适宜？

答：甲乙双方应在合同拟定时确认履约保证金缴纳时间、缴纳金额、退还时间及不予退还的情况，具体内容由使用部门在确保学校利益不受损失的情况下，指导乙方认定相关内容。

2.问：合同怎样签订？是否有合同模版？

答：学校各项经“政府采购审批”流程的业务（通过采购办组织的采购业务）均需签订采购合同，除服务工程网上超市非集采业务需要上传合同外，均需通过政府采购网电子合同平台系统操作合同签订。学校在用采购合同范本及合同签订流程“采购人”可参考关于规范政府采购项目合同签订流程的通知https://zcglc.hrbfu.edu.cn/info/1022/1492.htm 执行。所有合同签订均参考《哈尔滨金融学院政府采购合同管理办法》执行http://my.hrbfu.edu.cn/detach.portal?.pmn=view&action=bulletinBrowser&.ia=false&.pen=pe469&bulletinId=a6e110c1-9017-11ef-a3a3-7fb0b80b4b4f

其他未经“政府采购审批”流程的业务（部门自行采购），履行询价程序或一般合同程序。

3.问：采购合同内容制定依据是什么？

答：采购合同是将采购参数文件、供应商投标响应文件、成交通知等采购相关文件重要内容集合的体现，合同主要内容就是采购文件的展示，如供应商投标文件中参数正偏离（对我校有利），则合同内容以最优值为主要参数。采购办结合以往业务总结了各类合同对应的填制模版，因文本需要运行完善优化暂未公开发布，有填报需要的“采购人”可与采购办联系获得模版。

4.问：合同审批过程“采购人”和各职能部门分工是怎样？

答：依据2024年我校发布的《哈尔滨金融学院政府采购合同管理办法》学校政府采购合同审核具体分工如下：

（1)采购单位（部门）。应认真参照本办法第七条所列文件对所有合同内容，包括商务要求、技术要求等全部条款逐一进行严谨、细致地审核;

（2）法律顾问。对合同的内容、条款进行合法合规性全面审查并提出法律意见；

（3）国有资产管理处。对合同的主体、数量、质量要求、价款或者报酬及其支付方式、履行期限和方式、验收标准等商务条款对照采购文件进行审核并提出意见；

（4）财务处。对合同条款是否符合学校有关财经政策和财务管理规定，合同款项支付是否有经费来源保障，资金结算及付款方式是否合理等进行审核并提出意见；

（5）审计处。对合同审批流程是否完整，合同违约责任及赔偿条款是否清晰，内容是否符合学校合同管理及采购管理相关规定等进行审核并提出意见。

校内合同审批应依据分工审核责任内容，超范围审核时需与责任部门提前沟通修改意见。建议“采购人”合同审批前自行对照合同编制模版审核，对填写内容不明确时提前与各职能部门沟通意见。

5.问：合同审批过程中需要修改合同内容，“采购人”可否自行修改？

答：通过校招标采购办采购的货物、服务、工程项目，一旦合同确定进入审批流程，说明采购办已经进入合同备案程序，“采购人”不得自行随意更改合同内容，需联系采购办撤回备案后方可重新进入合同审批流程，采购办会将更新后的合同内容重新履行备案程序。

（二）合同续签

1.问：1+1+1项目合同续签流程是什么？

答：“采购人”续签申请→财务处安排预算→采购办预算申报→续签合同校内审批→合同签订→上传盖章合同原件扫描件→续签合同备案

符合同续签备案申请，手机端可通过钉钉扫“合同续签”码登录；电脑端打开钉钉——工作台——全部应用——招标采购——合同续签。续签合同校内审批，参考政府采购合同审批流程。

2.问：项目采购时采用的1+1+1形式，以后年度的合同续签需要注意什么问题？

答：（1）时间要求：根据上级及学校相关文件、制度要求，合同续签“需提前一个月在采购系统备案”且“需要上会通过”后方可续签。

（2）续签合同会议纪要：会议等级根据合同金额按要求提供，5万元以下部门会通过、5万至100万校长办公会通过、100万以上党委会通过。

（3）预算申报：需要注意的是，“采购人”在申报下年度部门预算时，一定要把续签服务支出也一并列入预算内，否则，尽管有合同约定续签条款，但未按要求列入预算而造成无法支付的情况。

3.问：合同续签“采购人”已经履行上会程序并执行合同审批了，为什么还需要通过钉钉平台提交备案材料？

答：（1）使用部门负责合同保管，合同备案、合同支付则需要联动财务处、资产处共同完成，涉及多个部门，各流程实施过程中极易产生错漏，权责划分不清，影响后续工作。

（2）学校政府采购合同审批流程没有具体的业务执行岗位参与，对审批事项不能应知尽知，造成信息盲区，影响后续工作。

（3）使用部门认为“合同续签了，财务就得给付款”，但实际上，没有随部门整体预算一并申报的续签合同，会导致财政预算安排不足，无法完成支付。

（4）以往采购项目需履行付款申请程序，“采购人”跑断腿、材料多、连续性差、历史数据混乱、管理效率低。执行平台备案后，续签合同支付进度随时查、项目档案随时查，采购项目档案、付款一站式云管理，实现真正的办公自动化。

（5）“采购人”可通过钉钉平台自行查看合同续签上会、备案、付款所需相关材料及工作进度，切实解决“下一步工作不知道问谁”和“反复问”的情况。

四、项目履约验收相关提问

1.问：什么样的业务部门自行验收？什么样的业务需要联合验收？

答：《哈尔滨金融学院货物及服务项目验收管理暂行办法》第二章第六条规定：合同金额小于2万元（含）的项目采取简易验收（验收单见附件）；合同金额超过2万元的项目采用校级联合验收，联合验收需要的相关程序材料可联系资产处计划供应科李老师。

《哈尔滨金融学院货物及服务项目验收管理暂行办法》原文见链接：http://my.hrbfu.edu.cn/detach.portal?.pmn=view&action=bulletinBrowser&.ia=false&.pen=pe469&bulletinId=ca6c0a44-877b-11ef-9388-1bc39fa45c19

五、定点采购业务报销相关提问

1.问：定点印刷费报销流程及报销材料有什么？

答：印刷报销压缩包（压缩包见附件）里所有表单都是报销必要材料。其中：政采审批、合同、成交通知、验收单原件（压缩包中表样为2万元以下部门验收，需联合验收项目联系李敏老师）随报销发票一同提交财务处，报销材料审核完毕后，与财务处崔老师核对本次报销金额、采购计划号，等待到账即可，报销流程完毕；供应商评价单需使用部门对当次业务做出真实评价后，纸质版盖部门公章原件返回采购办（Z622），验收单PDF扫描版发送采购办，备案流程完毕。